Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, отпуска, КНО).

Кадровое делопроизводство в 2026 году претерпевает существенные изменения, связанные с цифровизацией трудовых отношений. Ниже приведен обзор ключевых аспектов оформления приема, увольнения, отпусков и компенсаций с учетом актуальных требований.

Прием на работу: ключевые правила и документы
При заключении трудового договора работник обязан предъявить определенный пакет документов. В их число входят паспорт, СНИЛС, а также трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) . Для впервые трудоустраивающегося достаточно паспорта и СНИЛС . Военнообязанные предъявляют документы воинского учета .

Важно отметить, что работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ . При этом наличие прописки или регистрации в месте нахождения работодателя не является обязательным условием для приема на работу . Эти правила базируются на положениях статей 64 и 65 ТК РФ .

️ Отпуска: виды, оформление и оплата
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала . Помимо ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель может предоставить отпуск без сохранения заработной платы по письменному заявлению работника в силу семейных обстоятельств или других уважительных причин. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон .

В некоторых случаях предоставление отпуска без сохранения заработной платы является обязанностью работодателя, в частности, для работающих пенсионеров по старости (до 14 календарных дней в году) .

Компенсация за неиспользованный отпуск
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска . Расчет компенсации производится исходя из среднего заработка и количества неиспользованных дней отпуска .

Полная компенсация полагается работникам, проработавшим не менее 11 месяцев в рабочем году. Также полную компенсацию получают работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если увольнение связано с ликвидацией организации или сокращением штата .

С 2026 года при расчете НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск необходимо выделять сумму, относящуюся к районному коэффициенту, и применять соответствующие ставки налога .

️ Кадровый электронный документооборот
Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) остается правом, а не обязанностью работодателя, однако тенденция к его повсеместному внедрению усиливается . Законодательная база для этого создана: федеральный закон 377-ФЗ, вступивший в силу в ноябре 2021 года, узаконил электронные кадровые документы, придав им юридическую силу, равную бумажным аналогам .

Прогнозируется, что к 2030 году КЭДО будут использовать около 80% российских организаций, при этом крупный бизнес внедрит систему раньше, а малые предприятия подключатся, когда переход станет обязательным . Ожидается, что после успешного завершения эксперимента по внедрению КЭДО в федеральных органах власти, аналогичные требования могут быть распространены и на коммерческий сектор .

Важные нюансы для практики
В 2026 году продолжается переход на электронные трудовые книжки, и для новых сотрудников, принятых на работу, бумажные трудовые книжки уже не оформляются . Это требует от кадровых специалистов корректного ведения сведений о трудовой деятельности и их своевременной передачи в государственные органы.

Для малого бизнеса все более актуальным становится аутсорсинг кадровых функций. По данным исследований, передача кадрового делопроизводства на сторону позволяет предпринимателям существенно экономить средства и снижать юридические риски .

Если вам необходимо более детально разобрать конкретную ситуацию - например, расчет компенсации или оформление документов для конкретного случая увольнения, дайте знать.