Подготовка и сдача индивидуальных сведений в Пенсионный Фонд.

Подготовка и сдача индивидуальных сведений в Пенсионный фонд с 2026 года происходит в рамках единой формы ЕФС-1 (Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах). Эта форма заменила такие отчеты, как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС, и теперь является основным документом для передачи данных о сотрудниках в Социальный фонд России (СФР).

Сроки сдачи разделов ЕФС-1 в 2026 году
Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов, для каждого из которых установлены свои сроки сдачи:

Раздел / Подраздел ЕФС-1 Что содержит Срок сдачи
Подраздел 1.1 (Кадровые изменения) Сведения о приеме, увольнении, переводе, заключении/прекращении ГПХ. - При приеме, увольнении, начале/окончании ГПХ: не позднее следующего рабочего дня.
- При переводе, выборе электронной трудовой книжки: не позднее 25-го числа следующего месяца.
Подраздел 1.2 (Страховой стаж) Ежегодный отчет о стаже сотрудников (замена СЗВ-СТАЖ). Не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Раздел 2 (Взносы на травматизм) Расчет по взносам на страхование от несчастных случаев (замена 4-ФСС). Ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
Подраздел 1.3 (Зарплата в бюджетной сфере) Сведения о зарплате и условиях труда работников госучреждений. Ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца.
⚠️ Изменения в 2026 году, которые важно учесть
С конца 2025 года и в 2026 году в форму и порядок ее заполнения внесены существенные изменения, в том числе вступающие в силу с 30 мая 2026 года.

Ключевые изменения для всех страхователей:

Новый справочник должностей: С 30 мая 2026 года действует новый 12-значный цифровой справочник кодов должностей и профессий (на смену старому 5-значному) в соответствии с новым ОКПДТР (ОК 016‑2025). Если используете старые коды, отчетность не пройдет контроль в СФР.

Отмена отчетности по дистанционщикам и надомникам: Больше не нужно подавать подраздел 1.1 ЕФС-1 при переводе сотрудника на дистанционную работу (код «ДИСТ») или работу на дому («НДОМ»).

Новый код «МДИГ» для иностранных работников: В поле статуса зарегистрированного лица появился код «МДИГ» для иностранцев, которые по международным договорам подлежат пенсионному или социальному страхованию в России.

Новый код «ЧАЭСКОМ» для командировок: В подразделе 1.2 (сведения о стаже) нужно указывать код «ЧАЭСКОМ», если сотрудник был в командировке на территории с радиоактивным загрязнением.

Уточнены правила для неполного рабочего времени: При приеме/переводе на неполное время можно указывать оба кода («НЕПД» и «НЕПН») одновременно. При отмене такого режима подается ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» без указания этих кодов.

Отмена типа сведений "Назначение выплат по ОСС": В подразделе 1.2 больше не нужно подавать сведения для ухода в декретные отпуска.

Уточнены коды для договоров ГПХ: Для договоров об отчуждении исключительных прав (ДОИП) и лицензионных договоров (ЛДПИ) уточнен перечень видов интеллектуальной деятельности.

Изменения, затрагивающие только бюджетные учреждения:

Новый справочник кодов должностей (подраздел 1.3) обязателен для бюджетных учреждений с 30 мая 2026 года.

Добавлены новые коды компенсационных и стимулирующих выплат (КВ-24 - КВ-32, СВ-19) для подраздела 1.3.

В графе «Квалификационная категория» подраздела 1.3 появилось значение «4» (третья квалификационная категория), актуальное для медработников.

✍️ Как подать отчетность
Существует несколько способов сдачи отчетности в СФР:

Для большинства страхователей (с УКЭП): Основной способ - сдача в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Упрощенный способ без УКЭП: С апреля 2026 года СФР запустил упрощенный сервис для страхователей, у которых нет подписи. Через сайт СФР можно загрузить подготовленный файл отчетности (https://ecp.sfr.gov.ru/site/load-draft-report) или вручную заполнить форму ЕФС-1 в онлайн-конструкторе (https://ecp.sfr.gov.ru/site/reports/efs-1).

Важные моменты при заполнении
Код выполняемой функции (графа 6): Содержит код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) из 5 цифр (формата «ХХХХ.Х»). Для договоров ГПХ используются специальные коды: «ДГПХ», «ДАВТ», «ДОИП», «ИЗЛД», «ЛДПИ» и другие.

Код вида договора (графа 5): Для трудового договора указывается код «0» (бессрочный), «0.1» (срочный до 6 месяцев) или «0.2» (срочный более 6 месяцев). Для совместительства - коды «1», «1.1» или «1.2».

Регистрация в СФР: Если у вас есть обособленные подразделения с отдельным балансом и счетом, они подают ЕФС-1 по своему месту нахождения.

Надеюсь, эта информация поможет вам сориентироваться. Если потребуется разобрать какой-либо из разделов подробнее или есть конкретная ситуация, дайте знать.